参加订货会的商家对企业的情况不了解，走马观花，导致订货会成为产品的介绍会或参观会。
企业订货会目的不明确，忽视、忘记了订货会的目标，使订货会仅仅成为沟通会。
会前准备不足，对客户库存情况和资金情况了解不够，对活动内容也没有详细说明。客户虽参加了订货会，但由于没有心理准备，结果使订货会成为答谢会。
企业准备了丰盛的美食，但由于现场的控制不当，结果使客户喝得酩酊大醉，订货会现场一片斗酒声，订货会成了标准的吃喝会……
第一部分 筹备前期工作
周密预算，负责到人
召开订货会，需要进行周密的筹划，在会议日期确定后，要建立会议筹备小组，明确会议组负责人，进行明确的分工。产品由谁负责、接待工作由谁负责、物料和会场由谁负责、经销商通知由谁负责等均要落实到人，并且由负责人制定出详细的计划和实施时间表。负责接待工作的人员要在请柬的制作、发放、信息反馈方面充分考虑时间，避免信息传递出现问题。
要提前落实各种物料的准备，包括礼品的选择要有新意，简洁而不落俗套。宣传的物料包括招商手册、产品图册、终端展示系统效果图册、刊登会议期间广告和软文的会刊，再加上手提袋等承载物，能够让经销商充分感受厂家的热情周到。
营销人员要在会议前进行目标客户的确定与订货计划分解，对客户进行分级，包括老客户中的大户及新的意向客户，重点照顾好A类客户，让他们时时觉着受到重视。同时要在住宿、返程票等方面充分考虑客户的需求，对于有些超过会议期间的部分经销商要在住宿等方面进行考虑，不要因为一两天的住宿费用等问题而让客户感到不舒服。
在召开订货会之前，要进行充分的费用预算，在各个方面进行合理的支出，同时考虑备用的开支，已备不时之需。费用包括住宿、餐饮、礼仪、赠品、抽奖的奖品、物料费、讲师费、车辆费等，费用预算要由企业高层确定，由各个项目组负责人直接审批。
政策到位，鼓舞士气
在进行会议周密筹划的同时，公司研发和生产部门要根据营销部门的要求进行生产和研发产品。在订货会期间，客户最希望看到的是新产品的面世，希望厂家能够提供更多利润空间较高的产品去占领市场。因此，厂家要在会议期间推出新产品，让客户感到参加会议物有所值。
同时在会议期间，营销部门不妨推出一些订货优惠政策，起到吸引经销商订货的目的。比如在会议期间，对新品的推出，提高返点的力度等。
另外，在订货会期间，厂家最好能够将旺季的市场操作思路及方式告诉经销商，在市场方面如何进行广告宣传、如何提升品牌的影响力、如何进行区域市场的促销活动开展等，让经销商能够放心进货。最好是能够有个周密的营销规划，在市场布局方面，哪些市场要重点投入、哪些市场重点开发？厂家的宣传规划是什么？有哪些具体的措施？业务员如何进行区域市场的维护？如何有效地提高终端的动销率？将这些计划向经销商和盘托出将会极大地鼓舞经销商的信心，增加订货会的成功概率。
分门别类，活动细化
在订货会内容上还可以细分。比如分成新品订货会和批发商订货会。
第一，新品订货会。
活动内容简述：邀请全部的经销商参会，通过新品的演示介绍，现场订购的优惠政策，鼓励经销商积极踊跃在大会现场订购新品的会议促销方式。
活动适用范围：新品上市要求迅速铺进经销商网络，营造全面上市气氛。取得大量订单，迅速回笼资金。由于新品上市订货会费用较大，一般用于战略性新产品的上市。
第二，批发商订货会。
活动内容简述：一般由公司组织、在经销商门点实施的，面对批发户的短期订货活动。通过设定20~200箱不同提货数量级，给予大小不等的奖品，来吸引批发积极提货。其目的在于经销商大量提货后，帮助经销商消化库存，加快周转，从而加快新品在批发通路铺货。
活动适用范围：新品上市初期，批发已有销货，但由于利润吸引力不大，批发到经销商处只是铺货时购进新品，提货数量较少；经销商进货量较大，产生库存压力，心存焦虑。在此背景下，组织批发订货会，一可利用订货会热销气氛刺激批发积极提货，加快新品销货，二可帮助经销商出货，减轻库存压力，增强经销商信心。
第二部分：安排会程细节
订货会方案制定：
1.确定订货会实施步骤：
①确定人数。根据上市范围锁定参会经销商人数，以备后续订房、订餐位等一系列工作。
②确定会议议程。包括：签到时间、大会开始、领导致辞、产品介绍演示、观看广告片、参观新品展示、宴会、订货、订货结果宣布、订货状元评奖、文娱节目、会议、结束时间、撤离酒店时间等。
③确定费用预算。主要开支项目：会务费（包括住宿、宴会、会场租金、设备租金、娱乐项目费用等）；经销商路费、现场布置费用（展台布置、展板制作、大型喷绘、产品陈列架制作，彩旗、条幅、升空气球租金等）；媒体报道费用（邀请电视台、电台、报纸人员费用、录制制作费、播出费、刊登费、礼品等）；临时人员劳务费；其它费用。
④确定会议准备事项。物品准备包括：印制会议手册和订货单，样品申请、准备产品演示投影仪、电脑、广告带、屏幕、准备大量的DM、海报、串旗、产品横幅、立牌、台牌、手提袋等。
工作事项准备包括：成立订货会工作小组，调集人员组成团队，进行现场活动协调说明、通知经销商参会、联系酒店预订房间及会场、进行会场布置、制作产品演示投影并进行排练、制作新品展台、展架及展板、彩旗、横幅等。然后，联系气球服务公司，并且邀请相关媒体。
⑤会议召开。按当日会议议程进行。
⑥会议结束，安排欢送经销商，会议现场物品回收，撤离酒店。
2.活动方案撰写要点：
①列明活动城市及持续时间。如：2005年5月20日~5月22日。城市：南京。
②设定提货奖励坎级。如20箱奖背包一个，50箱奖手表一块，100箱奖电热壶一个，150箱奖毛毯一条，200箱及以上奖小电视一台。
③撰写活动说明文案，预算活动DM数量：印刷活动告知DM，向经销商辖区内所有批发户散发，并详细说明活动的办法、好处、参加时间等内容。
④设计活动现场布置要求：包括标语，POP，展板，奖品展示，活动工作人员身着促销服装等。
⑤活动现场工作流程确定：现场布置、奖品到位、讲解活动办法、展示奖品、发放奖品、登记出货状况。
⑥列清营业工作要点：如活动前后均要盘点经销商新品库存，一可计算活动效果，二可控制活动进程等。
订货会执行要点：
现场布置：订货会现场要布置妥当，酒店正面应有大幅横幅、悬升气球条幅、彩旗等渲染会议气氛；酒店正门口要有会议立幅、会议指示牌；酒店前台要有厂家人员接待来客；会场门口要有产品标准陈列展示、产品说明展板、公司简介展板；会场大厅要用海报、串旗、立牌、横幅全面布置。必须按照批发户统计数量发放DM，并对发放情况进行登记核查，把好告知这一关。
然后再悬挂大幅标语，张贴产品POP，制作大版面的活动奖励办法展板，奖品展示，活动工作人员身着促销服装。活动组织者要认真记录批发参与户数、提货数量及奖品发放等情况，并通过会后的活动总结，盘点奖品，防止流失。
订单猫腻：制定订货会方案时，要充分考虑批发的提货能力，及提货极限，要能够让批发户踊跃提货，而又不造成压货。因为订货会时间一般为1~3天（根据批发提货及经销商新品出货情况而变），如已达到批发提货及出清库存目的，可宣告结束。
订单数量并非越高越好，叮嘱业代核对各经销商订单数量，并查对该经销商历史销量，计算月度平均销量，看订单数量是否与之相符，若订单量高出平均销量数倍，则可能出现虚假订单。在批发提货中，要防止个别客户囤积居奇，多次提货或一次性大量提货，以免造成后期市场出现砸价。
会务有序：会议主持人一般为销售经理/企划经理或产品经理，主席台就坐公司主要领导。经销商要有会议手册，内容为本次订货会的日程安排、会议议程、组委会负责人（包括就餐事项负责人、住宿事项负责人、订票接送事项负责人）、接待电话、酒店房间安排等。
虽然已经初步确定参会经销商人数，但仍会有人缺席，有人不请自来。所以订房要预先和酒店谈好可能会临时退房或增订，防止出现房间不够或空置。并且，进行同级别酒店会务费的询价对比，核对使用数量，如房间入住天数，菜单菜品、酒水数量，展板制作费，气球、展台等物品的租金。如差异较大，追究相关人员责任。
订货会常见问题：
1.虚假订单。部分经销商在会议现场订货与会后实际提货数量不符，甚至出现只订货不提货的情况。
解决方案：
订货会后，业代随即将经销商订货量与日常平均销量进行比较，发现差异较大订单，剔出进行二次订货追踪，并在提货限定时间允许其修订订货量，保证每张订单不夸张，不落空。
2.奖品流失。订货会中会有现场评选订货状元等奖励活动，会中将准备一定数量较为贵重的礼品，由于会场人员流动性大，工作人员忙乱或本身有贪污行为，都有可能造成奖品流失。
解决方案：
a.委派专人集中管理会议礼品，可在酒店设立会务组单独房间，存取礼品。
b.建立会议纪要，内容包括评奖活动详细结果及赠品发放数量、中奖人等情况，并盘点礼品库存，杜绝礼品流失。
3.会费流失。会务费用支出项目较多，且数目较大，易于形成发票虚开、吃拿回扣等。
解决方案：
反复审核会务计划的项目安排及各项费用明细预算，建立物品、服务询价机制，对房间数量、使用天数、用餐及其他项目等细节进行逐一记录，并盘点库存剩余品，形成严格管理态势，减少费用流失。
订货会促销有术
促销活动运用前提：
1.当产品优势不明显时，产品到底“是否好销”将是个问号，再加上需要占用较大的库存和资金。所以，部分经销商肯定会产生观望态度和迟疑心理，这时利用价格折扣促销，促其早下决心，增大订单量；
2.产品上市阶段，竞品也将有新品推出或正在举行通路促销活动，本品当加大折扣力度和竞品抢资金。
3.经销商其他品类的产品占用资金过大，特别是季节性商品（比如在每年春节前夕就是酒水销售的旺季，而此时要上市食品等新产品就会遇到与酒水争资金的问题）。经销商进货达到一定级别后给予直接的价格折扣或搭赠。 比如常见的经销商折扣为坎级奖励（如1000～1999箱，单价30元/箱；2000箱以上，28.5元/箱；1000箱以下，按标准价31.5元/箱）这种政策可以鼓励经销商大量进货，短期销量提升较快。
促销活动操作要点：
确定参加促销活动的客户范围、期间及产品；设定不同的级别，不同规模和出货量的经销商应有不同的折扣额度；制订促销方案，经权责部门核准后由销售部门通知相关客户；客户计算其需求数量，并按活动方案之相应折扣价格打款；财务部依据促销方案规定，直接扣减相应价格后开具发票；物流部门按财务部门确认的“出货单”办理发货作业。
而价格折扣也可不以价格或产品搭赠形式体现，改为礼品搭赠（如：进500箱奖自行车一辆，进2000箱奖传真机一部，这种方法可以减少砸价的可能性）。
价格折扣的促销方式更适合针对代理商或“专销经销商”，因为给批发商的价格折扣通常会带来批发价的不稳定，非常容易造成市场价格的混乱和相互“砸价”的恶性竞争。
不过，坎级进货价格折扣极易引起砸价，要注意执行的时间控制，分阶段进行，并辅以控价手段。
a.每一波价格折扣促销的时间要尽量短——比如说10天之内。（以客户完成一次打款时间为准，而且应该将节假日银行休假经销商无法打款的因素考虑进去）。
b.第一阶段坎级定低。（如：200箱、500箱、800箱奖励0.7元/箱、0.9元/箱、1.2元/箱），低坎级奖政策可以保证小户都能参与奖励，调动小户积极性，降低入市门坎，迅速完成所有经销商（尤其是城市里的小户）全面进货，有助产品铺货率提升。
c.在第一阶段成功执行，小户普遍进货而且有良好回款基础上，第二阶段增大坎级。（如：1000箱、2000箱、3000箱奖励1元/箱、1.5元/箱、1.8元/箱）此阶段可调动大户、中户积极性大量进货，并促进产品向外埠扩散。
d.尤其在增大坎级的第二阶段，企业要加大对大户出货价的监控，推出规定价格，对新产品外包装进行地区标记。同时，收取经销商新品经营保证金，各地销售经理和业代加强市场监管，一旦发现有违价格政策以停货及扣返利等方法处罚。
e.坎级进货奖励是为了鼓励经销商大量进货向下游销售，但决不是鼓励大量囤货（过量囤货是冲货的元凶），在促销期要结合每个客户以往的销售历史，对其新品接货量进行分析，如发现该客户订货量畸形增大，马上追踪看是否有抛货砸价行为，在恶果未形成之前将问题解决。
f.要求业务代表此阶段严格巡查经销商库房和出货流向，制止爆仓或倒货现象。
第三部分： 创新会议形式
培训式订货会受捧：
现在的订货会已经是遍地都是，经销商也开始反感，认为订货会就是让经销商进货，厂家进行渠道压货，没有其他目的，慢慢对厂家的信任感下降，导致订货会效果越来越差。其实订货会将经销商集中到一起，订货只是一个目的，还有就是促进经销商进行交流，提升经销商的经营能力。而经销商也是希望能够在竞争激烈的市场中占有一席之地，提升自身经验能力。
因此厂家在召开订货会时，适当的改变会议形式，开设成小型座谈会，通过面对面座谈，告诉客户产品特点及销售方法、技巧。并且充分沟通，了解客户所想，并有计划解答，增强互信。
还可以让订货会以论坛的形式召开，邀请一个业内的资深人士进行培训，讲解行业发展动态，如何进行品类管理，如何进行区域深度覆盖，如何管理分销商及业务员等讲座，这样经销商感到参加这个会议受益匪浅，不但享受到订货的优惠，而且能力上有提高。然后再将培训内容刻录成光盘作为礼品发放给经销商。这样订货会就变成交流、沟通、学习的平台，会议容易成功。
案例链接：
2006年6月，山东某酒水企业召开了一次成功的订货会。其中会议形式就是采取了论坛形式来进行产品的成功推广和介绍。首先，在订货会召开前期就进行了成功造势，比如会议论坛上将邀请业内资深专家和企业重要人士进行讲课，引起了商家的充分关注和热情。
其次，论坛上通过企业销售总监和专家老师的针对性讲解，使商家对产品前景充满了信心。并且，通过实际和理论相结合对市场运作有了更深一步的认识。
最后，在订货会举行的过程中，营造轻松的氛围来展示企业的最新产品。比如设置游戏，邀请客户参与游戏让客户放松，并且让游戏的的设置具有趣味性和全员参与性；
然后，穿插娱乐节目，调动现场气氛；实行订货摸奖，调动客户订货积极性，并且，订货量无论大小都同等对待；最后开设有奖问答，让客户了解产品。
这样，通过在订货会中制造轻松愉快的气氛，一方面让客户积极参与其中，调动客户订货的积极性，同时还可以消除客户的防范心理，感染其它客户，让客户在轻松的环境下对产品有更多的了解。
另辟蹊径得到意外收获：
传统的订货会一般都是通过邀请分销商或二批商在酒店聚餐的方式，来完成订货政策的宣导、奖品的发放以及订货款项的收取等，但这种方式的弊端是不容易掌控局面，可能“捧场”的人多，实际订货的人少，而招待费、礼品费等“固定”费用，却一分都不能少。
其实，定货会也是营销，要从营销的本源上下功夫，就像上面说的，要把与产品销售有关的策划工作做好，要动脑筋想办法怎样让二批商、零售商多卖货赚钱，这才是根本。因此，还可以另辟蹊径来进行订货会形式的创新。
案例链接：
河南永城市的李经理是郑州X品牌方便面的经销商，李经理在厂家的大力支持下，2005年12月15日，在当地举行了一场别开生面的上门订货会。
首先，发放订货会宣传单，实行地毯式铺货，力争订货的信息100%传达到每一个大小二批商、零售户。具体为：
1.每店都要发放到，通过宣传单的大量发放，广泛撒网，重点捕鱼，快速掀起订货会这股“旋风”，让口碑效应最大化。
2.张贴POP，悬挂携带的条幅，并对张贴和悬挂标准进行了严格要求，确保宣传效果。
3.反复宣导订货会的形式与期限，灌输上门订货的种种好处，同时，运用语言的魅力，大力渲染此次订货会声势与力度之大。
其次，宣讲订货会内容，并申明在此时间内购货也算入订货会的数量，鼓励多进、多订，订的多，奖励幅度越大。
1.订购奖：新奇的电火锅、电暖气、电磁炉等促销品随车配带，一次性购货，或订货交款，奖品立时兑现。
2.大抽奖：现时订货或购进200件X牌方便面，可以马上抽奖一次，奖无虚设，以充分调动二批商的订货“胃口”。
3.贡献奖：凡参与本次订货活动的二批商，无论订货多少，都立刻兑现色拉油和大米，以让没有订货或购进的二批商“眼谗”。
最后，推行无风险订货模式，即凡订购的系列产品，保证在保质期内给予无条件退换，并签定退换货协议，从而给广大的二批商吃下一颗“定心丸”，解除了他们的后顾之忧，增强了广大二批商的订货信心。
这样，仅用一天的时间，李经理巡回订货3个具有辐射力和影响力的大乡镇，现场回收货款30余万元，为以后去该地举行订货会的其他经销商竖立了榜样。
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